Les outils et fonctionnalités de la GED
La GED est conçue pour permettre aux entreprises de numériser leurs documents papier et de dématérialiser les processus métier qui y sont liés. Le logiciel ged exploite en réalité des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les phases du cycle de vie d’un document numérique. En d’autres termes, la GED aide les entreprises à :
- Créer ou recevoir des documents numérisés ;
- Stocker, indexer et organiser des documents électroniques ;
- Gérer la sécurité des données du document électronique ;
- Rechercher, consulter des documents numériques et échanger des informations ;
- Archiver des documents numériques pendant la durée de leur conservation.
Par conséquent, en exploitant la GED, les entreprises peuvent gagner en rapidité, en temps et en efficacité. Cela leur permet ainsi de booster leur productivité et leur croissance économique.
La GED optimise le fonctionnement et l’efficacité des entreprises
À cette ère où tout bouge à la vitesse de la lumière, l’efficacité est cruciale à toutes les entreprises qui souhaitent exister sur le marché et se développer à long terme. Pour atteindre un tel but, la possibilité d’avoir accès aux documents et de les transférer rapidement peut favoriser la réussite et minimiser l’échec.
Dans cette perspective, la GED peut offrir un avantage important aux entreprises. En rationalisant le partage des documents et en limitant les frais annexes liés aux copies papier, les sociétés peuvent largement se démarquer de la concurrence. De plus, la GED peut aider les entreprises à améliorer et à sécuriser leurs documents électroniques en fournissant des contrôles d’accès. Elle permet également aux PME, startups et grandes sociétés de suivre les modifications apportées aux documents avec un historique.
En optant donc pour un logiciel de gestion électronique de document, les entreprises peuvent fonctionner plus harmonieusement et plus efficacement.