De nombreuses méthodes sont aujourd’hui utilisées pour concevoir, préserver, utiliser et organiser dans les moindres détails un processus de traitement de documents. L’utilisation de paperasses n’est plus d’actualité et cède la place au format numérique. Tout document peut être numérisé à l’aide d’un système d’information. Il en est ainsi du traitement d’une retraite complémentaire.
Produire au format numérique pour une réorganisation optimale
Depuis l’expansion des technologies numériques, presque tous les secteurs d’activité s’affranchissent du papier au profit des documents numériques. Il est en effet plus pratique de conserver des documents numériques, dans la mesure où le papier se déchire ou se perd facilement et qu’il est souvent compliqué de tourner des pages au risque de s’y perdre et d’égarer des documents précieux. Le basculement vers le numérique aboutit au fait que toutes sortes de documents sont numérisés de manière à faciliter toutes les procédures inhérentes.
Dans le cas d’une demande de retraite complémentaire, entre autres, vous n’auriez plus besoin de remplir à la main toute la paperasse requise. Toutes les données, ainsi que les informations nécessaires sont immédiatement compilées dans une base de données numérique. Il vous suffira d’entrer tous les renseignements requis par la Mutuelle sur la page numérique consacrée à cet effet, pour obtenir sans tarder une réponse de principe, suivie des offres disponibles et adaptée à votre situation. Tous les documents détaillés, relatifs à votre retraite complémentaire seront, par la suite, compilés, conservés et mis constamment à votre disposition. Comme toutes les Mutuelles possèdent de nos jours un site Internet, vous n’auriez même plus besoin de vous déplacer pour signer des papiers, recevoir et envoyer vos courriers, gérer vos tâches, consulter votre dossier ou même encaisser l’argent de votre retraite complémentaire.
Avantages du processus de gestion améliorée et dématérialisée
La Dématérialisation de documents confère de nombreux avantages tels que :
Ø Modifier des données ou des informations à votre guise sans nul besoin de se déplacer
Ø Réduire, voire, supprimer l’utilisation de documents papiers
Ø Améliorer les performances et capacités de gestion en adaptant vos tâches et en organisant vos activités selon vos propres besoins
Ø Conserver les données, susceptibles d’être consultées à tout moment pour vous permettre de réorganiser, de coordonner et d’agencer les tâches en fonction des besoins
Ø Réduire ou supprimer les tâches à faible valeur ajoutée afin de booster votre productivité
Ø Sécuriser les documents précieux sur une base de données, de manière à les protéger des mains malveillantes ou encore à éviter de les égarer accidentellement
Gain de productivité et de rendement
Au sein d’une entreprise, cette méthode permet de coordonner les flux de documents papiers en entrant toutes les données physiques dans une base de données numérique facilement exploitable, et de réduire ainsi les coûts opérationnels. Il est plus aisé, par exemple, pour un courtier en assurance retraite d’avoir sous les yeux, à partir d’un seul clic, toutes les informations relatives au contrat de retraite complémentaire d’un de ses clients, que de compulser tout un paquet de documents papiers. Il pourra alors proposer facilement toutes les offres de l’agence à taux intéressant, et orienter son prospect vers le contrat le mieux adapté à son mode de vie et à ses besoins.
Dématérialiser des documents est une méthode pratique qui permet une réorganisation des tâches en version numérique, sans pour autant dédaigner complètement les documents physiques parfois indispensables selon les circonstances. L’objectif est surtout un gain de temps, de performances et de productivité.